Il manuale operativo costituisce il documento cardine di un rapporto di franchising duraturo, efficace e funzionale. Come l’agenzia di sviluppo franchising o un esperto consulente di franchising possono concretamente aiutarci a redigere questo documento dal valore critico.
La redazione di un manuale operativo non è un’azione di mera trascrizione di cosa si fa e come lo si fa. Per sua stessa natura un manuale operativo rappresenta uno strumento potente di trasmissione del know-how, non soltanto in termini di procedure operative, ma anche con una vera e propria trasmissione di vision e valori aziendali.
È impensabile quindi riuscire a strutturare un manuale operativo degno di tale nome, senza l’ausilio di un esperto o di una società di consulenza, che sia in grado di identificare le aree in cui il suddetto manuale deve apportare una cosiddetta generazione di valore e mapparle in modo da suddividere le competenze correttamente tra franchisor e franchisee.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, l’applicazione del modello della catena del valore dell’economista Michael Porter alla nostra mappa delle attività di business porterà all’identificazione di alcune aree di core business, come ad esempio l’acquisizione del cliente, l’analisi del mercato e delle esigenze della clientela, la strutturazione e l’erogazione del servizio e la customer care. Tali attività sono quelle tipiche del business, quelle che il franchisor deve replicare in ogni affiliato.
Verranno identificate poi le attività di supporto, ovvero quelle necessarie per rendere possibile il funzionamento del business. Parliamo di gestione amministrativa, contabile e fiscale, gestione paghe e contributi, gestione contratti, etc.
Il punto di partenza per la redazione del manuale è dunque un’accurata descrizione del business model, che va poi frazionato nelle sue singole componenti. Data la delicatezza e la criticità di questo compito, è autoevidente che soltanto con l’ausilio di un esperto, di un consulente o di una società di consulenza franchising, sarà possibile individuare al meglio e gestire tali aspetti.
In estrema sintesi, e a conclusione di questo tema, ribadiamo che il manuale operativo assume molteplici funzioni, diventando uno strumento estremamente utile e valido, sia per i franchisor che per i franchisee. In particolare, tra le sue principali finalità, il manuale operativo chiarisce i rapporti tra franchisor e affiliati e rende possibile ed efficace il trasferimento del know-how. IL manuale consente, inoltre, di garantire gli standard qualitativi e operativi in ogni punto vendita della rete, tutelando di conseguenza la reputazione del brand. Ma non è tutto, il manuale operativo costituisce anche strumento di tutela legale per il franchisor.
Concludendo, il manuale operativo una straordinaria versatilità e rappresenta in fondo il bagaglio di esperienze maturate dal franchisor, in termini sia di successi che di insuccessi, in un formato trasferibile (nelle buone pratiche, come negli errori) che viene trasferito all’affiliato, come un vero e proprio passaggio di consegne.
Il manuale operativo nasce dall’analisi di tutti i processi del modello di business, dall’apertura del punto vendita, alla gestione dei dipendenti fino alle attività di comunicazione, stabilendo chi fa cosa e in che modo. Definisce chiaramente i rapporti tra franchisor e franchisee e le modalità in cui il primo partecipa alla gestione dell’attività del secondo. Disciplina le attività formative e costituisce esso stesso un importantissimo passo formativo. Da ultimo, il manuale operativo è concepito come una vera e propria estensione del contratto di franchising, in grado di chiarire nei dettagli i punti affrontati all’interno del contratto di affiliazione.
Dunque perché rivolgersi a un consulente per redigere un manuale operativo?
Innanzitutto perché, come si evince da questo stesso articolo, richiede una grande mole di lavoro e una profonda conoscenza, diversificata in più ambiti di attività. Chiaramente la sua mole e complessità sarà tanto maggiore all’aumentare delle dimensioni e della complessità aziendale.
